Ochrona danych osobowych

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Kto jest administratorem moich danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest Miejski Zakład Wodociągów i Kanalizacji w Nowym Targu Sp. z o.o. z siedzibą w Nowym Targu przy ul. Długa 21, zwany dalej MZWIK.

Jakie dane osobowe przetwarza Administrator?

MZWIK jako administrator danych osobowych w rozumieniu RODO przetwarza w szczególności następujące dane osobowe:

• Dane osobowe kandydatów do pracy
• Dane osobowe kontrahentów oraz ich przedstawicieli
• Dane osób składających wnioski /zawierających umowy z MZWIK, przedstawicieli i reprezentantów podmiotów, które składają wnioski/zawierają umowy z MZWIK  
• Dane osób przebywających w obszarze widzenia pola monitoringu
• Osoby przesyłające zapytania poprzez formularze kontaktowe, pocztę e-mail oraz telefonicznie
• Dane osobowe przetwarzane w związku z prowadzeniem profilu na platformie społecznościowej Facebook

*  – Dane firm traktowane są jako dane osobowe tylko i wyłącznie w sytuacji, w której pozwalają na identyfikację osób ich dotyczących. Dane spółek kapitałowych nie są tratowane jak dane osobowe.

* – RODO = Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

Na jakich zasadach Administrator przetwarza moje dane osobowe?

Poniżej zaprezentowano zasady przetwarzania Państwa danych osobowych (w szczególności wyjaśniono kto posiada do nich dostęp, jak długo są przechowywane oraz jakie są podstawy ich przetwarzania).

Dane osobowe kandydatów do pracy

• Cele i podstawy przetwarzania danych: Państwa dane osobowe będą przetwarzane dla potrzeb procesu rekrutacyjnego lub także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych w przypadku wyrażania przez Państwa stosownej zgody (Podstawą przetwarzania tych danych są obowiązujące regulacje prawne (w szczególności Kodeks Pracy) oraz udzielona przez Państwa zgoda)
• Odbiorcy danych: Dane te mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Dostęp do danych na podstawie stosownych umów mogą posiadać także podmioty wspierające MZWIK w zakresie usług oraz infrastruktury IT.
• Okres przechowywania: Przetwarzane przez administratora dane osobowe będą przechowywane do zakończenia procesu rekrutacji lub do czasu odwołania udzielonej przez Państwa zgody w przypadku przetwarzania danych dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych.
• Przekazanie danych do Państwa trzeciego:MZWIK co do zasady nie przekazuje danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej EOG) , jednakże mogą wystąpić sytuacje, w których MZWIK będzie wykorzystywać dostawców usług IT, których siedziba/serwery mogą znajdować się poza EOG. W takim wypadku podstawą przekazania danych będą standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
• Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie: MZWIK nie podejmuje decyzji opierających się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (w odniesieniu do wyżej opisanych celów przetwarzania danych).
• Dobrowolność / obowiązek podania danych: Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym przepisami prawa, w szczególności Kodeksu pracy jest obligatoryjne, w pozostałym przypadku jest dobrowolne.

Dane osobowe kontrahentów oraz ich przedstawicieli

• Cele i podstawy przetwarzania danych: Dane osobowe kontrahentów będą przetwarzane dla celów realizacji umów zawartych pomiędzy stronami (na podstawie 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umów, których są Państwo stroną) oraz wypełnienia obowiązków nałożonych na administratora na podstawie obowiązujących przepisów prawa (Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (w szczególności w zakresie wystawiania i przechowywania faktur VAT), wynikających m. in. z Ustawy o Rachunkowości oraz Ustawy o VAT. Dane osobowe przedstawicieli kontrahentów będą przetwarzane dla celów kontaktowych, w tym w celu nawiązania i prowadzenia kontaktów (Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadnionego interesu administratora danych jakim jest zapewnienie kontaktu z kontrahentem oraz zapewnienie realizacji umów zawartych z kontrahentami) a także dla celów wypełnienia obowiązków nałożonych na administratora na podstawie obowiązujących przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Dane osobowe kontrahentów oraz ich przedstawicieli mogą być przetwarzane również w celu ewentualnego dochodzenia jak i obrony roszczeń (Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadnionego interesu administratora danych jakim jest dochodzenie oraz obrona przed roszczeniami).
• Odbiorcy danych: Dane te mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Dostęp do danych na podstawie stosownych umów mogą posiadać także podmioty wspierające MZWIK w zakresie usług IT (w szczególności hostingodawcy).
• Okres przechowywania: Dane osobowe kontrahentów oraz ich przedstawicieli będą przechowywane przez okres wymagany na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Dane kontaktowe przedstawicieli kontrahentów przetwarzane dla celów prowadzenia kontaktów będą przechowywane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych.
• Przekazanie danych do Państwa trzeciego:MZWIK co do zasady nie przekazuje danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej EOG) , jednakże mogą wystąpić sytuacje, w których MZWIK będzie wykorzystywać dostawców usług IT, których siedziba/serwery mogą znajdować się poza EOG. W takim wypadku podstawą przekazania danych będą standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
• Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie: MZWIK nie podejmuje decyzji opierających się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (w odniesieniu do wyżej opisanych celów przetwarzania danych).
• Dobrowolność / obowiązek podania danych: Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do prowadzenia kontaktów z MZWIK oraz realizacji łączących strony umów.

Dane osób składających wnioski /zawierających umowy z MZWIK, przedstawicieli i reprezentantów podmiotów, które składają wnioski/zawierają umowy z MZWIK  

• Cele i podstawy przetwarzania danych: Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez MZWIK w celu:
  • rozpatrzenia wniosków i wykonania czynności niezbędnych do zawarcia umów (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy)
  • realizacji umów, w tym obsługi wszelkich wniosków związanych z ich realizacją, w szczególności wniosków o zmianę danych, wniosków o rozwiązanie umowy, wniosków o wydanie duplikatu faktury (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
  • wypełnienia obowiązków prawnych nałożonych na MZWIK na podstawie obowiązujących przepisów prawa (w szczególności w celu wystawiania i przechowywania faktur VAT, rozpatrywania reklamacji, wykonywania zadań określonych w Ustawie o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków, Ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach a także Ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO))
  • w celu ustalania i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami a także dla wewnętrznych celów administracyjnych, co stanowi prawnie uzasadniony interes MZWIK (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
• Odbiorcy danych: Dane te mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Dostęp do danych na podstawie stosownych umów mogą posiadać także podmioty wspierające MZWIK w zakresie usług IT (w szczególności hostingodawcy). W sytuacjach określonych przez obowiązujące przepisy prawa, dane mogą zostać udostępnione osobom lub podmiotom, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych.
• Okres przechowywania: Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami prawa lub/i do czasu ustania roszczeń związanych z świadczonymi przez MZWIK usługami.
• Przekazanie danych do Państwa trzeciego:MZWIK co do zasady nie przekazuje danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej EOG) , jednakże mogą wystąpić sytuacje, w których MZWIK będzie wykorzystywać dostawców usług IT, których siedziba/serwery mogą znajdować się poza EOG. W takim wypadku podstawą przekazania danych będą standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
• Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie: MZWIK nie podejmuje decyzji opierających się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (w odniesieniu do wyżej opisanych celów przetwarzania danych).
• Dobrowolność / obowiązek podania danych: Podanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia umowy z

 Dane osób przebywających w obszarze widzenia pola monitoringu

• Cele i podstawy przetwarzania danych:Państwa dane osobowe będą przetwarzane dla celów zapewnienia bezpieczeństwa pracowników oraz ochrony mienia organizacji (Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit f RODO – uzasadniony interes administratora danych jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników oraz ochrony mienia organizacji poprzez zastosowanie monitoringu wizyjnego)
• Odbiorcy danych: Dane te mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Dostęp do danych na podstawie stosownych umów mogą posiadać także podmioty wspierające MZWIK w zakresie obsługi monitoringu wizyjnego.
• Okres przechowywania: Państwa dane osobowe (nagrania monitoringu) będą przechowywane maksymalnie przez okres 3 miesięcy od dnia nagrania. W przypadku gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu, może być ono przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia takiego postępowania.
• Dobrowolność / obowiązek podania danych: Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa ich podania (sprzeciw wobec nagrywania) uniemożliwia wejście na teren spółki.

Osoby przesyłające zapytania poprzez formularze kontaktowe, pocztę e-mail oraz telefonicznie

• Cele i podstawy przetwarzania danych: Dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia korespondencji elektronicznej oraz realizacji działań podjętych na Państwa prośbę (Podstawą przetwarzania danych jest uzasadniony interes administratora danych jakim jest prowadzenie korespondencji elektronicznej oraz realizacja działań podjętych na prośbę osób, których dane dotyczą).
• Odbiorcy danych: Dane te mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Dostęp do danych na podstawie stosownych umów mogą posiadać także dostawcy infrastruktury oraz usług IT przetwarzający dane na zlecenie MZWIK.
• Okres przechowywania: Przetwarzane przez administratora dane osobowe będą przechowywane przez okres prowadzenia korespondencji elektronicznej oraz następnie w celach archiwalnych przez okres określony w instrukcji kancelaryjnej administratora.
• Przekazanie danych do Państwa trzeciego:MZWIK co do zasady nie przekazuje danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej EOG) , jednakże mogą wystąpić sytuacje, w których MZWIK będzie wykorzystywać dostawców usług IT, których siedziba/serwery mogą znajdować się poza EOG. W takim wypadku podstawą przekazania danych będą standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
• Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie: MZWIK nie podejmuje decyzji opierających się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (w odniesieniu do wyżej opisanych celów przetwarzania danych).
• Dobrowolność / obowiązek podania danych: Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do wymiany korespondencji elektronicznej lub podejmowania działań podjętych na Państwa prośbę.

Dane osobowe przetwarzane w związku z prowadzeniem profilu na platformie społecznościowej Facebook

Administrator danych osobowych: Administratorem danych osobowych przetwarzanych na portalu Facebook jest również podmiot prowadzący wskazany portal:

• Facebook Ireland Ltd, który przetwarza Państwa dane osobowe na zasadach opisanych w tym miejscu.

zwane dalej jako „Portal”

Cele i podstawy przetwarzania danych: MZWIK przetwarza Państwa dane osobowe w celu obsługi profilów na portalach, a w szczególności w celu udostępniania postów, prowadzenia dyskusji w komentarzach, prowadzenia korespodencji w formie prywatnych wiadomości, a także dla celów statystycznych (pozyskiwaniu statystyk, które są opracowywane na podstawie Państwa zachowania na naszym profilu (np. wyświetlenia postu)) a w uzasadnionych przypadkach również dla celu obrony i dochodzenia roszczeń. Działania te stanowią prawnie uzasadniony interes MZWIK (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który stanowi podstawę przetwarzania Państwa danych osobowych.

Odbiorcy danych: W przypadku udostępniania postów/prowadzenia dyskusji, dostęp do tych danych posiadają upoważnieni pracownicy MZWIK, portal a także inne osoby i podmioty, o których można przeczytać w polityce prywatności portalu. Odniesienie do wskazanej polityki prywatności zostało wskazane w obszarze „Administrator danych osobowych”.

Okres przechowywania: Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres zdefiniowany w polityce prywatności portalu.

Przekazanie danych do Państwa trzeciego: MZWIK co do zasady nie przekazuje danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej EOG), jednakże mogą wystąpić sytuacje, w których MZWIK będzie wykorzystywać dostawców usług IT, których serwery mogą znajdować się poza EOG. W takim wypadku podstawą przekazania danych będą standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie: MZWIK nie podejmuje decyzji opierających się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (w odniesieniu do wyżej opisanych celów przetwarzania danych).

Dobrowolność / obowiązek podania danych: Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do zamieszczania komentarzy/wysyłania wiadomości prywatnych do MZWIK /korzystania z innych funkcjonalności portalu.

Jakie prawa przysługują mi w związku z przetwarzaniem przez MZWIK moich danych osobowych?

Posiadają Państwo stosownie do sytuacji prawo do:

• żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania, a także do przenoszenia swoich danych osobowych;
• wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody, nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych
• wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych)

Gdzie mogę się skontaktować w związku z pytaniami dotyczącymi przetwarzania moich danych osobowych oraz realizacją przysługujących mi praw?

Wszelkie zapytania oraz oświadczenia w zakresie ww. praw należy kierować pod poniższe dane kontaktowe:

Dane kontaktowe administratora danych:

Miejski Zakład Wodociągów i Kanalizacji w Nowym Targu Sp. z o.o. z siedzibą w Nowym Targu, ul. Długa 21, 34-400 Nowy Targ

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych:

Adres e-mail: iod@mzwik.nowytarg.pl